Neue Software in Prozesse integrieren – PROPSTER – der Sonderwunsch Meister

Neue Software in Prozesse integrieren - PROPSTER - der Sonderwunsch Meister

Neue Software zu integrieren ist kein einfaches Unterfangen. Vielen Unternehmen, vor allem im KMU-Bereich, ist es nicht bewusst was für eine Rolle das Change Management spielt oder welche Chancen gerade für diese Firmen entstehen, wenn sie die organisierten Veränderung richtig angehen. Jedes Unternehmen steht irgendwann vor dieser Herausforderung, Strukturen, IT-Systeme, Prozesse oder einfach nur Verhaltensweisen verändern zu müssen. Was für Konzerne gilt, wo dieses Thema endlich die Aufmerksamkeit erhalten hat, die es auch verdient, funktioniert nicht unbedingt eins zu eins für Klein- und Mittelbetriebe. Meistens scheitern Veränderungen daran, dass keine klaren Ressourcen dafür zur Verfügung gestellt werden, die sich explizit mit Change Management auseinandersetzen können bzw. dürfen. Dies gilt es naturgemäß zuerst zu verändern. In den nachfolgenden Absätzen lesen Sie welche Schritte Sie hierfür wie setzen sollten.

1. Projektleitung festlegen

Wie bei vielen anderen Methodiken ist auch hier eine Projektleitung zwingend notwendig. Die Hauptaufgaben liegen in der Planung und Organisation der einzelnen Projekt-Meilensteine, der Dokumentation und auch dem Review nach Projektabschluss. Idealerweise kommt die Projektleitung nicht aus der direkt betroffenen Abteilung, um die notwendige Objektivität gewährleisten zu können. Ebenso hilfreich ist das Hinzuziehen von externen Beratern oder sogar die Übergabe des gesamten Ablaufs an einen erfahrenen Change Management Manager. Vor allem im KMU-Bereich wird sich nicht so schnell jemand aus den eigenen Reihen finden lassen.

2. Vorbereitung

Wieso muss die Veränderung stattfinden und welche Vorteile erwarten Sie sich davon? In der Vorbereitung sollten Fragen ausgearbeitet werden. Dies erfordert eine detaillierte Ist-Analyse und einen ebenso konkreten Plan hinsichtlich der Zielsetzungen. Welche Herausforderung möchte man beispielsweise durch die neue Software meistern? Abteilungsleiter oder für den jeweiligen Bereich verantwortliche Personen sollten von Anfang an involviert werden. Die Struktur des Personenkreises in diesem Abschnitt sollte flach zu gehalten werden. Die Ist-Analyse erfolgt nicht mittels vorgefertigten Fragebögen, sondern sollte in persönlichen Gesprächen von Verantwortungsbereich zu Verantwortungsbereich entwickelt werden. Im ersten Schritt ist es wichtig herauszufinden, wie bisher gearbeitet wurde und wo das Optimierungspotential innerhalb der aktuellen Arbeitsweise liegt. Das ist nicht nur wichtig, wenn bestehende Abläufe verbessert werden sollten, sondern auch wenn Sie neue Methodiken oder Tools integrieren wollen. Je mehr Personen von der Veränderung betroffen sind, desto aufwendiger ist es Veränderungen durchzusetzen.

3. Akzeptanz

Einer der Eckpfeiler im Change Management ist es nicht nur Abteilungsleiter und Führungspersonen auf die Veränderung vorzubereiten und zu begeistern. Essenziell wichtig ist es,  noch tiefer in die Struktur vorzudringen und eine breite Akzeptanz in der Belegschaft zu schaffen. Grundsätzlich gilt natürlich: Jeder, der etwas Neues vor die Nase gesetzt bekommt, ist im Regelfall eher nicht begeistert. Versuchen Sie von Anfang an alle betroffenen Personen mit dem Thema zu konfrontieren. Auf dieser breiten Ebene geht es nicht darum Grundsätzliches zu hinterfragen, sondern mit klaren Vorstellungen und Vorteilsbekundungen ein positives Bild zu zeichnen.

4. Kompetenz aufbauen

Falls Sie sich dafür entscheiden das Change Management intern anzugehen, dann ist es wichtig auf gewisse Grundkompetenzen zurückgreifen zu können. Es gibt verschiedene Projekmanagement-Methodiken, die Ihnen beim Change Management nützlich sein können – die wichtigsten sind Kanban und Scrum. Falls das Change Management extern ausgelagert wird, achten Sie darauf, dass Ihr Berater sich zuerst ein umfassendes Bild über die zu verändernden Arbeitsabläufe macht.

5. Bewegung schaffen

In diesem Teilabschnitt geht es darum, die aus der ersten Phase erarbeiteten Punkte umzusetzen, man spricht auch vom ‚moving after unfreezing‘. Testen Sie Ihre Lösungsansätze mit ausgewählten Personen und passen Sie die Veränderungen nach Feedback weiter an, bis Sie den gewünschten Zustand erreichen. Bei der Integration von neuen Software-Lösungen, wie zum Beispiel Sonderwunsch Meister,  legen Sie am besten einen ‚Power-User‘ fest. Idealerweise ist dies eine erfahrene Person aus der Abteilung mit einer gewissen Affinität zu neuen Medien und einer grundsätzlich positiven Einstellung zu Ihrem Vorhaben. Der Power-User muss umfangreiche Kenntnisse über den Funktionsumfang erhalten, sowie genug Zeit, um die neuen Fähigkeiten in einer Testumgebung zu profilieren. Später steht diese Person intern für etwaige Fragen hinsichtlich dem neuen Programm den Kollegen zur Verfügung und kann auch bei der Weiterentwicklung eine wichtige Rolle einnehmen.

6. Veränderungen festigen

Unfreezing – moving – refreezing, sind nach Kurt Lewin die 3 Kernpunkte im Change Management. Refreezing bedeutet in diesem Zusammenhang das Festigen der Veränderungen. Denn ab einem gewissen Punkt sollte es das Ziel sein, den Prozess der Veränderung abzuschließen und fest in Ihre Strukturen und Abläufe zu integrieren. Die neue Software ist nun Bestanteil Ihres Unternehmens. Hier gilt es vor allem zu Beginn der Maßnahmen zu beobachten, wo man punktuell noch Optimierungen vornehmen muss. Der Kern der Veränderung darf davon jedoch nicht betroffen sein.


Phasen des Veränderungsprozesses nach John P. Kotter

  • Gefühl der Dringlichkeit vermitteln
  • Führungskoalition aufbauen
  • Vision und Strategie entwickeln
  • Vision kommunizieren
  • Hindernisse aus dem Weg räumen
  • Kurzfristige Erfolge sichtbar machen
  • Veränderung weiter antreiben, nicht nachlassen
  • Veränderungen in der (Unternehmens-)Kultur verankern

Das Buch ‚Lead Change‘ von John P. Kotter findet ihr HIER.


Neue Software integrieren – Sonderwunsch Meister

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